Как оптимизировать расходы на печать документов

Затраты на печать в офисе могут складываться в значительные суммы. Оптимизация данной статьи расходов позволяет значительно понизить издержки на обслуживание принтеров.

Варианты снижения расходов на печать документов

Одной из наиболее очевидных мер по снижению расходов на печать документов является корректировка настроек принтера. Как правило, в каждой современной модели устройства предусмотрено несколько режимов. Эко-режим позволяет снизить расход тонера за счет того, что производится оттягивание распылительного элемента. Качество печати при этом неминуемо снизится. В тексте можно будет заметить зернистость, на изображениях появятся заметные шумы. Переключение принтера на эко-режим позволяет снизить затраты на печать примерно на 10-15%. С учетом того, что использование эко-режима заметно снижает качество, рекомендуется использовать его исключительно для печати текстовых документов. Такой режим оптимально подходит для печати черновых версий документов. Неотъемлемым преимуществом использования эко-режима является ускорение процесса печати. Для решения офисных задач этот критерий не стоит недооценивать. Во многих принтерах реализована система предупреждений о низком уровне тонера. Эта функция настроена производителями таким образом, что срабатывает, когда расход чернил достигает 60%. Торопиться с очередной заправкой или сменой картриджа нет причин. Перестав ориентироваться на сообщения принтера и самостоятельно разработав план закупок картриджей и заправки тонера, вы сможете значительно сэкономить и начнете более рационально использовать ресурсы принтеров в офисе.

Одним из не самых очевидных вариантов снижения расходов на печать является отказ от использования неоригинальных картриджей и чернил. Несмотря на относительную дешевизну, их применение способно значительно увеличить затраты на ремонт струйных принтеров. Низкокачественные чернила могут стать причиной серьезной поломки картриджа. Они забивают сопла устройства, не обеспечивают высокую четкость при печати документов. Нужно также учитывать, что производители принтеров нередко отказывают в гарантийном обслуживании, если были использованы неоригинальные картриджи или чернила. Если вы решили планомерно снижать расходы на печать, необходимо изменить отношение сотрудников к использованию принтеров в офисе. Следует ограничить распечатку документов, которые предназначены для отправки посредством электронной почты. Также стоит ввести запрет на использование принтера в личных целях. Реализовать это можно посредством внедрения учета распечаток в IT-отделе. В системе будет формироваться архив пользователей и распечатанных ими файлов. Подобная мера позволит добиться более бережного отношения к оборудованию и расходным материалам со стороны сотрудников офиса. Работа с документами в цифровом формате также позволяет существенно снизить количество отправляемых на печать файлов. Это снижает нагрузку на принтер, продлевает срок его эксплуатации и снижает расходы на техническое обслуживание и печать.